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私たち訳あり物件管理センターは35年以上にわたり、いわゆる訳あり物件に特化した不動産取引を行ってまいりました。特に立退きトラブルや事故物件を代表とする空室問題は非常に深刻で、自社所有物件も含めて幾度となく対応してまいりました。経験を積み重ね、蓄積してきたノウハウをもとにオーナー様に役立つ情報を発信し続けます。
マンションの管理会社に不安を抱えていませんか？サービス品質やコスト、住民対応などに関する不満をきっかけに管理会社の変更を検討されるオーナーや理事の方が増えています。
この記事では、マンション管理会社の変更に必要な基礎知識から具体的な手続きの流れ、選定ポイント、費用相場、トラブル防止策までを徹底解説。
これからのマンション管理を安心・納得の形にするために、ぜひお読みください。
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すべて表示マンションの管理会社変更ではトラブルがつきもの？！
マンションの管理会社変更は、オーナーや理事会にとっては大きな決断となり、さまざまなトラブルが発生するおそれもあります。管理費や委託費の見直し、担当者の対応への不満、入居者からのクレームなどがきっかけとなることが多いものの、変更のプロセス自体が思わぬ問題を引き起こすケースも少なくありません。
たとえば、入居者への通知漏れや新旧管理会社間の引き継ぎミス、契約書内容の食い違い、新会社の対応力不足など、気をつけていても回避しきれないトラブルが発生することもあります。管理会社変更にはリスクが伴うことを認識し、事前の準備と情報収集を行いましょう。
よくあるトラブル事例と予防策
どんなに慎重に進めているつもりでも、入居者への説明不足や管理会社間の引き継ぎ不備、曖昧な契約による認識のズレなど、落とし穴は意外と多いものです。トラブルが発生すると、オーナーや理事会だけでなく、入居者にも不安や混乱が広がり、建物の資産価値や住み心地に悪影響が及ぶこともあります。
まずは、実際に多く見られるトラブル事例ごとに、その内容と予防策をわかりやすく解説します。
入居者からの許諾がスムーズに取れない
【問題の内容】
管理会社変更にあたって、入居者の承諾が得られないケースは意外と多いです。特に分譲マンションの場合は総会での決議が必要となるため、住民一人ひとりの理解や納得を得るのに時間がかかります。管理会社変更の理由やメリットが十分に説明されないまま手続きを進めてしまうと、「なぜ管理会社を変えるのか」「どんな影響があるのか」といった疑問や不安が入居者の間で広がり、賛同が集まらなくなることがあります。
この結果、総会の議案が否決されてしまう、手続きが大幅に遅れるなどのトラブルに発展することがあります。
【予防策】
予防のためには、まず現状の問題点や管理会社変更の必要性をしっかり説明し、入居者が納得できる材料をそろえることが重要です。事前にアンケートを実施する、説明会を開いて意見を集めるなど、双方向のコミュニケーションを大切にしましょう。
管理会社変更によるメリットや具体的な改善策を資料でわかりやすく提示し、入居者の疑問や不安には迅速かつ丁寧に対応します。また、管理費や委託費、担当者体制など、変更による具体的な影響も明確に伝えることで、許諾のハードルを下げることができます。
旧管理会社の変更に関する適当な対応
【問題の内容】
現行の管理会社が解約を伝えられた後、対応が急に悪くなったり、事務手続きが雑になったりするケースがあります。たとえば、必要な書類の準備が遅れる、鍵や設備資料の返却がない、トラブル案件の報告が途中で止まるなど、旧管理会社側の“やる気のなさ”が原因で、スムーズな移行ができなくなることがあります。
こうした適当な対応は、新管理会社への引き継ぎに大きな支障をきたし、最終的にはオーナーや入居者の不利益に直結します。
【予防策】
予防のポイントは、解約を通知する際に具体的な引き継ぎスケジュールや必要な書類・資料リストを明示し、旧管理会社と密に連絡を取り合うことです。引き継ぎ内容については契約書に明記されていることが多いので、契約解除の際は必ず再確認しましょう。
さらに、引き継ぎ作業にはオーナーや理事会も立ち会い、チェックリストを使って一つ一つ確認しながら進めることで、適当な対応や手抜きを防ぐことができます。
旧管理会社からの引継ぎミス
【問題の内容】
管理会社変更時に最も多いトラブルの一つが、旧管理会社からの引き継ぎミスです。たとえば、入居者リストの不備や未解決のクレーム案件が伝わっていない、設備や点検の履歴が抜けている、重要な鍵や契約書の返却が漏れているなど、些細なミスが後々の管理業務に大きな支障をもたらします。
こうした引き継ぎミスがあると、新管理会社が本来のパフォーマンスを十分に発揮できず、オーナーや入居者が不便や損害を被る原因になります。
【予防策】
ミスを防ぐには、引き継ぎの内容や項目を事前にリスト化し、管理会社双方とオーナー・理事会が三者で確認することが大切です。特に入居者情報や契約書類、未解決トラブルなどは必ず項目ごとに引き継ぎ状況をチェックしましょう。
可能であれば、引き継ぎ時に現場で立ち会い、確認作業を行います。引き継ぎ完了後も一定期間は新旧管理会社双方と連絡を取り合い、不備や疑問点が出た場合はすぐに解決できる体制を整えておきましょう。
入居者への通知漏れ
【問題の内容】
管理会社変更にともなう「入居者への通知漏れ」も多く見られるトラブルです。新旧管理会社の切り替えが決まったものの、入居者への案内文書や連絡が遅れたり、家賃振込先や緊急連絡先の変更が十分に伝わっていなかったりすることで、入居者が混乱し、家賃滞納やトラブルの温床となることがあります。
通知漏れによる情報の行き違いは、入居者からの信頼喪失や苦情につながります。
【予防策】
通知漏れを防ぐためには、管理会社変更決定後、できるだけ早く入居者全員に書面で案内を行いましょう。家賃振込先や担当者の連絡先など重要事項は、文書や掲示板だけでなく、メールや電話など複数の方法で周知すると確実です。
また、入居者からの質問や不安には迅速に対応し、必要に応じて説明会なども開催しましょう。通知文は新旧管理会社双方が協力し、内容やタイミングをしっかり調整することが大切です。
新旧管理会社の対応範囲に違いがあった
【問題の内容】
新旧管理会社で業務内容や対応範囲に違いがある場合、移行後に「前はやってくれていたのに新しい会社はやってくれない」といった不満が噴出することがあります。たとえば、定期点検や清掃範囲、入居者対応の窓口など細かな業務内容に違いが生じてしまい、オーナーや入居者にとってサービスの質が低下したように感じるケースです。
契約内容の曖昧さがこうしたトラブルの原因になることが多いです。
【予防策】
このトラブルを避けるには、契約書で新旧管理会社の対応範囲を細かく明記しておくことが重要です。変更前後で業務内容を比較し、委託費や管理費に含まれるサービス内容を一覧化しましょう。
新会社との契約前には、理事会やオーナーがしっかりとヒアリングを行い、不明点や要望を確認します。必要に応じて業務仕様書を作成し、「できること・できないこと」を事前に可視化しておくことが大切です。
新旧管理会社の管理方法が違いすぎる
【問題の内容】
管理会社ごとに管理手法やシステム、担当者の動き方などが異なり、急な変更によって現場が混乱することがあります。たとえば、報告書のフォーマットが変わる、問い合わせ対応の手順が大きく変化したことで、理事会や入居者が戸惑う事態に陥ることがあります。
特に長年同じ管理会社だった場合は、慣れ親しんだ管理スタイルが大きく変わることで心理的なストレスや不信感も生まれやすくなります。
【予防策】
管理方法の違いによる混乱を避けるには、事前に新管理会社の運用方法やシステムを十分に説明してもらうことが不可欠です。契約前に担当者と面談し、運用上の変更点やサポート体制について具体的な説明を受けましょう。
また、管理開始初期は理事会やオーナーが新会社とこまめに打ち合わせを行い、不明点があればすぐ確認できる体制を整えることが重要です。必要に応じてマニュアルや手順書も用意しましょう。
新管理会社の杜撰な対応
【問題の内容】
管理会社変更後、新しい会社の対応が予想以上に杜撰だったというケースもあります。たとえば、担当者の対応が遅い、連絡がつかない、依頼事項を忘れる、定期点検や清掃が手抜きになるなど、基本的な業務がしっかり行われず、入居者やオーナーの不満が増大する事例です。
せっかく管理会社を変えても、期待はずれの対応によって再び解約や再変更を考えざるを得なくなることもあり得ます。
【予防策】
新管理会社の杜撰な対応を予防するには、契約前に担当者や現場スタッフとしっかり面談し、実際の対応力や姿勢を自分の目で確認しておくことが大切です。また、契約書にはサービスの水準や定期報告の頻度、緊急時の対応基準などを明記しましょう。
契約後も定期的にミーティングを実施し、気になる点はすぐに共有・是正を求める姿勢が必要です。困ったときは第三者の専門家に相談するのも有効です。
新管理会社の工事費用が高すぎる
【問題の内容】
管理会社を変更した結果、修繕工事や設備更新などの費用が以前より大幅に高額になってしまったというトラブルも見受けられます。新会社が自社系列の業者に工事を丸投げしたり、見積書の内容が不透明だったりすることで、相場より高い金額を請求される事例があります。
委託費や管理費の安さに惹かれて契約したものの、結局トータルコストが上がってしまうことも少なくありません。
【予防策】
工事費用トラブルを防ぐには、工事ごとに必ず複数社から見積もりを取り、相場や内訳を比較することが重要です。契約書や仕様書に「工事は必ず相見積もりを取る」と明記しておくと安心です。また、管理会社に任せきりにせず、理事会やオーナーが工事の内容や金額をしっかりチェックしましょう。
担当者への質問や追加資料の提出を積極的に求め、不透明な部分は納得できるまで説明を受けてください。
予防できるトラブルと予防が難しいトラブル
これまでご紹介したトラブルの多くは、事前によく調べ、状況を正確に把握しておけば十分に予防できるものです。しかし、中にはどうしても防ぎきれないトラブルも存在します。
特に、新しい管理会社自体の質が予想以上に低かった場合や、契約後に対応が急変した場合など、管理会社そのものの問題に直面することがあります。管理会社の内情は外からではわかりにくいため、最善の注意を払っていても完全な予防は難しいのが実情です。
契約時の約束と違う
新管理会社と契約を結んだものの、「契約時に説明された内容と実際のサービスが全く違った」というトラブルも後を絶ちません。たとえば、「管理費や委託費はこの価格です」と説明されたのに、いざスタートすると追加請求が発生したり、担当者が変わって最初の話がなかったことにされてしまったりするケースです。さらに、定期点検や清掃の頻度、トラブル時の対応などが契約時の説明と大きく異なることもあり、こうしたトラブルに遭遇するとオーナーや理事会にとっては裏切られた気持ちになってしまいます。
予防するためには、契約書に口頭説明をしっかり明記してもらうことが重要ですが、相手が悪質な場合は書類があっても十分に守られないこともあり、限界があります。
契約後の対応があからさまに悪くなった
契約時はとても丁寧だった管理会社が、契約締結後に一転して対応が雑になったというケースも少なくありません。たとえば、急に担当者が変わってしまう、連絡が取りづらくなる、修繕や清掃が手抜きになる、報告書が簡素化されるなど、明らかにサービスの質が低下するパターンです。オーナーや理事会としては、解約の手間や再変更の負担を考えると、簡単には動き出せず我慢せざるを得なくなります。
この種のトラブルは事前に見抜くことが難しく、契約後に初めて分かることが多い点が厄介です。サービスレベルの維持や担当者の継続について、できるだけ契約時に取り決めておきましょう。
思った以上に対応力がなかった
悪質ではないものの、単純に新管理会社の能力が不足していたというパターンもよくあります。たとえば、担当者の知識や経験が浅く、入居者からの問い合わせやトラブルにうまく対応できない、報告や連絡が遅れがち、問題解決に時間がかかるといったケースです。管理会社自体は真面目に業務をしていても、現場の担当者やスタッフの教育が追いついていないことが原因の場合も多く、結果的にオーナーや入居者の満足度が下がってしまいます。
こうした事態を避けるためには、契約前に過去の実績や担当者のスキルをよく確認し、可能であれば過去にその会社と契約した他のオーナーや管理組合からの評判・口コミも参考にしましょう。また、契約書の中で定期的な担当者面談やサービス品質に関する報告義務など、運用中のチェック体制も盛り込んでおくと安心です。いずれにしても、会社の規模やネームバリューだけで選ぶのではなく、現場で実際に動く担当者や責任者の力量と誠実さをしっかり見極めることが不可欠です。
目的に合わせた管理会社選び
管理会社を変更する目的を明確にすることは、失敗しない会社選びのための最初の一歩です。「コストダウンを図りたい」「業務をもっと効率化したい」「トラブル対応に強い会社に任せたい」など、目的によって最適な管理会社の条件や選ぶべき基準は大きく異なります。
漠然と「今より良い会社を」と探すのではなく、自分や理事会、入居者が抱えている課題や不満を明確にして、それを解決できる管理会社を選ぶことが、トラブルや後悔の防止につながるのです。
- ・コストダウン
- ・業務改善
- ・トラブル対応
コストダウン
管理費や委託費の削減を主目的とする場合は、「本当に必要なサービス内容は何か？」を見極めた上で管理会社を選びましょう。単純に価格の多寡だけで選ぶと、管理内容の質が大幅に低下したり、後から追加料金を請求されたりすることもあります。契約書の中で管理費・委託費に含まれるサービスを明確にし、「見積もりの内訳」をしっかり比較することが重要です。
また、安価な管理会社には「必要な清掃や点検を省く」「担当者を掛け持ちさせた結果、管理が手薄になる」といったコストカットの弊害が出やすいので、実際の現場管理体制や対応履歴もよく確認してください。無理のないコストダウンを実現するには、サービス内容の適正化と現場のフォロー体制を両立できる会社を選ぶことがポイントです。
業務改善
業務効率や報告体制の改善を目指すなら、「デジタル化」や「現場の見える化」に積極的な管理会社を選ぶのがいいでしょう。たとえば、入居者からの問い合わせ対応をアプリやポータルサイトで一元管理している、定期点検や清掃報告を写真付きで即時共有できる仕組みを構築している会社であれば、理事会やオーナーの業務負担も大幅に軽減されます。
また、担当者の定期巡回や業務フローの標準化が徹底されているかどうかも重要なポイントです。契約前には、「どのように業務改善を実現できるのか」を具体的な提案として示してもらい、自分たちの要望と合致しているかをじっくり見極めましょう。
トラブル対応
「トラブルが多くて困っている」「緊急時の対応に不満がある」といった課題を解決したい場合は、実際にトラブル解決の実績が豊富な管理会社を選ぶことが重要です。具体的には、「24時間365日対応してくれるような体制があるか」「過去にどのようなトラブルをどのように解決してきたか」などを面談時に確認しましょう。
また、契約書やサービス仕様書の中でクレーム発生時の対応フローや担当者の責任範囲など、具体的な対応策が明記されているかもチェックポイントです。入居者への説明や再発防止策までしっかりフォローしてくれる会社であれば、長期的な安心につながります。
目的の達成は容易ではない
実際には、管理会社を変更すればすぐにコストダウンや業務改善、トラブル対応力の向上が実現するわけではありません。管理費や委託費の交渉は難航することが多く、無理に安さを追求するとサービスの質が大きく損なわれてしまいます。また、デジタル化や業務効率化も、管理会社側のシステム導入や現場教育が不十分だと絵に描いた餅になりがちです。トラブル対応についても、結局「お手上げ」「対応できない」と言われる管理会社が多いのが実情です。
最初に理想の提案を受けても、契約後は現場の担当者の力量やモチベーションに左右される場面が多く、実際の成果を得るには根気強くチェックやフィードバックを重ねる必要があります。
「管理会社を変えたらすべてが良くなる」と期待しすぎず、目的達成までの道のりを現実的に捉え、地道な改善を継続していく姿勢が欠かせません。
実際の担当者や責任者と直接会いましょう
管理会社選びの最重要ポイントは、契約前に必ず現場の担当者や責任者と直接会って話すことです。営業担当者だけで判断せず、実際に日々マンションを担当する人物が信頼できるか、自分たちの要望や質問にどれだけ丁寧に対応してくれるかを、ご自身の目と耳で確かめましょう。
現場での経験や知識、問題解決の実績、入居者対応の姿勢など、直接話すことで分かることがたくさんあります。契約書やサービス説明では見抜けない“人間力”が、結果的にトラブルの予防や早期解決につながるのです。
マンションの管理会社変更を検討している方へ
マンションの管理会社変更には、さまざまな落とし穴やトラブルが潜んでいます。管理費や委託費、契約書の内容だけでなく、現場の担当者の対応力や入居者とのコミュニケーションなど、総合的に見極めて判断することが大切です。
慎重な準備と情報収集、そして「この人なら任せられる」と思える担当者との出会いが、失敗しない管理会社変更への近道です。目的を明確にし、焦らず一歩ずつ進めていきましょう。
マンション管理会社変更に関するQ&A
マンション管理会社の変更に関して、弊社によく寄せられる疑問を整理しました。ぜひ参考にしてください。
Q1居住者との大きいトラブルを抱えていいます、どうしたらいいですか？
どうしても話し合いで折り合いがつかない場合、基本的には裁判をするしか方法はありません。裁判は心身ともに大きな負荷がかかりますので、それが必要な状況かどうかも含めて訳あり物件管理センターが判断し対応します。
Q2変更後、提示されたサービスレベルに達していない場合、すぐに再変更は可能ですか？
契約書に記載されている解除条項を確認します。契約後1年以内は解除が難しいケースもあります。訳あり物件管理センターでオーナー様のご希望に見合わない場合、すぐの解約も可能です。
Q3変更する理由として、どのようなものが一般的ですか？
弊社では居住者に問題がありトラブルになったケースでの管理会社の対応が悪いというパターンが最も多いです。他にも「対応の遅さ」「管理費が高額」「修繕積立金の見直しが不十分」「担当者個人のスキルや態度への不満」などがあります。
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